Son documentos equivalentes a la factura de venta los previstos en el articulo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016 (Único Reglamentario en Materia Tributaria y aquellos que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de conformidad con la competencia establecida en el inciso 4 del articulo 616-1 del Estatuto Tributario, establecidos en el articulo 15 dela presente resolución.

El documento equivalente electrónico deberá implementarse de conformidad con las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Características del Documento Equivalente Electrónico​ P.O.S.

  • Estar denominado expresamente como Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
  • La firma digital que permite garantizar la integridad, autenticidad del documento.
  • Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
  • Incluye el Código Único de documento electrónico – CUDE.
  • Otros documentos relacionados con el proceso son las Notas de ajuste del documento equivalente electrónico, que constituyen el medio por el cual se realiza anulación o corrección del documento equivalente.

Requisitos específicos del documento equivalente electrónico​

Además de los requisitos comunes contemplados en el articulo 19 de la presente Resolución, el
documento equivalente electrónico deberá cumplir con requisitos específicos que se indican
a continuación:

  1. Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., deberá indicar cantidad, unidad de medida, y descripción especifica y Codigos que permitan la identificacion de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
    • Permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.
    • Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
    • La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido el sujeto obligado, deberá poder identificarse en el servidor del punto de venta a en la terminal de venta, según el caso.
    • El articulo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante codigo de barras u otro tipo de identificación interna.
  2. Tratándose de la boleta de ingreso a cine, el documento equivalente electrónico deberá indicar el número a nombre de la sala de exhibición y número de sillas totales que la componen, la ubicación indicando la dirección en la que se encuentra la sala de exhibición y nombre de la función a película que será presentada.
  3. Tratándose del tiquete de transporte de pasajeros, deberá indicar la descripción especifica del servicio prestado, indicando el modo de transporte a tipo de operación, el número de identificación del vehículo y el media de transporte, empresa de transporte a la que se encuentra afiliada, lugar de origen y lugar de destino.
  4. Tratándose del extracto, deberá indicar la descripción especifica del servicio prestado.
  5. Tratándose del tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros, deberá indicar la descripcion especifica o genérica del bien y/o prestación del servicio.
  6. Tratándose del documento en juegos localizados el mismo deberá indicar los siguientes requisitos:
    • El numero de instrumentos de juego y discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego.
    • Dirección en que se encuentra el establecimiento; en caso de ser virtual suministrar Ia dirección de internet y la dirección IP.
    • El valor de la base o deposito en dinero y el valor de lo pagado en cada una de las maquinas o juego, cuando aplique.
    • El valor diario por cada instrumento de juego y la discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego.
    • valor del Impuesto sobre las Ventas -IVA. en el último documento resumen en juegos localizados – relación diana de control de ventas del periodo que se declara.
    • Detallar el nombre e identificación del serial de la máquina utilizada en los juegos localizados tales como: máquinas tragamonedas, bingos, videobingos, esferódromos y los operados en casino y similares y detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del juego.
  7. Tratándose de la boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados, el mismo deberá indicar con los siguientes requisitos:
    • Indicar si se trata de boleta, fracción o formulario.
    • Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones.
    • Contener nombre o razón social y Número de identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado.
    • Contener el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego.
  8. Tratándose del documento expedido para el cobro de peajes, deberá indicar la descripción. especifica o genérica de bienes o servicios y la categoría a la cual pertenece el vehículo por el cual se realiza el pago de la tarifa de peaje.
  9. Tratándose del comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores, deberá indicar la descripción especifica o genérica de bienes o servicios y el valor de las comisiones a favor de la Bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
  10. Tratándose del documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities, deberá indicar el valor de las comisiones a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
  11. Tratándose del documento expedido para los servicios públicos domiciliarios, deberá indicar la descripción especifica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
  12. Tratándose de la boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos, deberá indicar:
    • La descripción especifica o genérica de bienes o servicios.
    • El codigo Unico del evento – Codigo PULEP.
    • El nombre del evento, sala, escenario, puesto y/o localidad asignada e indicar la palabra «cortesía», cuando aplique.
    • Incorporar el número y valor de la boleta o instrumento que da derecho a participar en el espectáculo público.

¿Sujetos obligados a generar y transmitir el Documento Equivalente Electrónico?

Son sujetos que podrán generar y trasmitir para validación el documento equivalente electrónico quienes se encuentren obligados a facturar y opten por expedir cualquiera de los documentos equivalentes señalados en el articulo 15 de la presente Resolución.

Los sujetos obligados a facturar de que tratan los artículos 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el articulo 7 de esta Resolución podrán expedir los documentos equivalentes conforme lo dispuesto en el articulo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el articulo 15 de esta Resolucion, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios allí contemplados. No obstante, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los allí contemplados, deberán expedir factura electrónica de venta.

Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata el presente articulo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.

¿Cómo se Puede Generar el Documento Equivalente Electrónico ?

  • Por medio de los servicios de un Proveedor Tecnológico. Para este caso puedes usar nuestra herramienta tecnológica VALUAL que incluye esta funcionalidad totalmente GRATIS.
  • A través de un Software Propio adquirido por el responsable.
  • A través del servicio gratuito de la DIAN.

Documentos que pueden ser ​emitidos Electrónicamente

  • Documento equivalente electrónico.
  • Notas de ajuste del documento equivalente electrónico.

Tener en cuenta para el Documento Equivalente Electrónico

  1. Para realizar el registro se recomienda tener actualizado el Registro Único Tributario -RUT- con la información vigente del representante legal.
  2. ​Luego de manifestar su interés de emitir el Documento equivalente electrónico, Ingresando a la pagina de la DIAN https://www.dian.gov.co/, al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento equivalente electrónico, Dispondrá de tres meses para realizar las pruebas de habilitación del software, en el servicio dispuesto por la DIAN.
  3. Pasados los tres meses si no ha logrado habilitar su solución de software, podrá volver a intentarlo las veces que lo requiera, hasta lograrlo.
  4. Luego de superar satisfactoriamente dichas pruebas, ingresando al portal web de la DIAN, deberá indicar la fecha a partir de la cual inicia a emitir el Documento equivalente electrónico.
  5. Desde esta fecha el habilitado es obligado a emitir el Documento equivalente electrónico electrónicamente.

Normatividad Vigente

  • RESOLUCIÓN NUMERO 000165 (01 NOVIEMBRE 2023). Por la cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturacion.
  • RESOLUCIÓN NUMERO 000008 (31 ENERO 2024). Por la cual se modifica el artículo 23 y parcialmente el parágrafo del artículo 62 de la Resolución 000165 de 2023.

Documento Equivalente Electrónico con Validación Previa

El artículo 9 de la RESOLUCIÓN NUMERO 000167 (30 DICIEMBRE 2021). indica la forma en que la Dian llevará a cabo la validación previa de los documentos equivalente electrónico y de sus notas de ajuste. 

  1. El Emisor del documento equivalente electrónico, elabora y envía a la entidad (DIAN) los documentos electrónicos.
  2. La entidad (DIAN) ejecutara un proceso de validación.
  3. La entidad (DIAN) le enviará al Emisor un mensaje de validación (Exitoso, Fallido, con errores, etc.).
  4. Si la validación es exitosa, se debe Emitir y Notificar el documento electrónico.

Especificaciones Técnicas Validación Previa

Para operar con la solución de validación previa de la DIAN, se debe entender el modelo conceptual de comunicación y tecnológico que lo sustenta, el cual involucra:

  1. La utilización de UBL 2.1, como lenguaje para el intercambio de información de los documentos electrónicos.
  2. El firmado de los documentos electrónicos a través de certificados digitales.
  3. la utilización de Web Services para el intercambio seguro de los Documentos Electrónicos.
  4. La lógica de validación, respuesta y registro de los documentos y eventos en la DIAN.

En VALUAL tenemos funcionalidades especializadas, Crea documentos equivalentes electrónicos, con la versión UBL 2.1 https://valual.com

VALUAL – Software Administrativo

Consulte el calendario Oficial para la implementación del documento equivalente electrónico en www.dian.gov.co

DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales